Správcovi aplikácie sa nastavia práva tak, aby mal prístup do voľby Užívatelia v časti SPRÁVA NASTAVENÍ. Vo voľbe sa nachádza zoznam všetkých používateľov definovaných v danej databáze. Pri editácii jednotlivých používateľov je pre potreby modulu Cestovné príkazy kľúčovou požiadavkou nastaviť im vhodnú prístupovú skupinu.
V profile používateľa, na záložke Prístupové skupiny je zoznam aktuálne priradených prístupových skupín. Tlačidlom Upraviť nad týmto zoznamom môže správca prideliť ďalšie skupiny. Pre modul Cestovné príkazy sú dostupné a relevantné tieto skupiny:
- CP_Zamestnanec
- CP_Schvaľovateľ
- CP_Pokladník
- CP_Účtovník
- CP_Správca
- CP_KrátenieStravného (právo na operáciu – cestovné príkazy – 100% krátenie stravného )*
- CP_Referent*
- CP_HR*
* Tieto skupiny nemusia jestvovať ak pri implementácii modulu nevznikla potreba ich vytvoriť.
Správca systému má možnosť právom na operáciu definovať zoznam zamestnancov (rolí), ktorí majú možnosť si vo vyúčtovaní uplatniť 100 % krátenie náhrady stravného. Odporúčaným postupom je vytvorenie novej prístupovej skupiny, napr. CP_KrátenieStravného a priradenie skupiny relevantným používateľom. Druhou možnosťou je pridanie práva do jestvujúcej prístupovej skupiny, napr. CP_Zamestnanec.
Po označení checkboxu pri zvolenej skupine je toto nastavenie nutné potvrdiť tlačidlom Zapísať, nachádza sa dolu pod zoznamom. Následne ešte raz zapísať v profile používateľa. Zvolenému používateľovi budú v tej chvíli dostupné funkcie spojené s pridelenou rolou.
Správca konkrétnej databázy má možnosť na prístupovej skupine obmedziť zoznam možných účastníkov pracovnej cesty pre konkrétnych užívateľov pomocou pridelenia práva na operáciu na prístupovej skupine. Má k tomu k dispozícii dve práva:
- Zadáva cestovné príkazy len sám sebe - ak ho má používateľ v prístupovej skupine, tak sa mu v zozname možných cestujúcich načítajú len jeho roly a úväzky (priradené jeho používateľovi, resp. osobe)
- Zadáva príkazy len rolám zo svojej organizácie - ak ho má používateľ v prístupovej skupine, tak sa mu v multi-organizačných DB v zozname možných cestujúcich načítajú len roly a úväzky z rovnakej organizácie ako má priradenú (cez svoju rolu).
Ak sa rozhodne administrátor databázy uplatniť tieto obmedzenia, odporúčaný postup je taký, že vo voľbe Správa systému / Prístupové skupiny vytvorí kópiu skupiny „CP Zamestnanec“, nazve si ju napr. „CP Zamestnanec – obmedzenie na rolu“ alebo „CP Zamestnanec – obmedzenie na organizáciu“ a pridá do nej príslušné právo na operáciu spomínané vyššie. Potom stačí požadovaným zamestnancom prideliť túto novú prístupovú skupinu namiesto pôvodnej CP Zamestnanec. Obmedzenie sa uplatní hneď pri ďalšom prihlásení používateľa.
Ďalším obmedzením, ktoré je možné nastaviť v rámci práv na operácie pre používateľov modulu cestovné príkazy je právo Môže použiť v príkaze len strediská svojej organizácie. Ak ho má používateľ priradené, vo formulároch cestovného príkazu, vyúčtovania a výdavku sa mu budú v poli Iné NS na výber ponúkať len strediská, ktoré prináležia k tej organizácii, ku ktorej jeho rola patrí (na základe nastavenej organizácie v Rola / Základné údaje / Organizácia). Ak stredisko nemá priradenú organizáciu, neponúkne sa používateľovi.