Pokiaľ má cestujúci v tejto tabuľke platný záznam, bude mu vo formulári nového cestovného príkazu, v časti Doprava zobrazená, resp. ponúknutá aj možnosť Súkromné vozidlo. Každý záznam v tejto evidencii je teda akýmsi povolením s vymedzenou časovou platnosťou viazaným na jednoznačný identifikátor zamestnanca, v tomto prípade na id roly.
Ku každému povoleniu sa v zozname evidujú údaje:
- Aktívne – je možné označiť povolenie na použitie súkromného vozidla ako neaktívne bez ohľadu na dátumovú platnosť,
- Osobné číslo zamestnanca,
- Priezvisko a meno zamestnanca – výberom z organizačnej štruktúry,
- ŠPZ,
- Typ vozidla - legislatívne: jednostopové a trojkolky, osobné cestné MV, osobné motorové v prívesom, nákladné vozidlo,
- Typ paliva / Zdroj energie - Benzín 95, Benzín 98, Nafta, LPG, CNG, Elektrická energia,
- Spotreba v meste – nepovinná hodnota z „technického preukazu“ vozidla, v l na 100 km,
- Spotreba mimo mesta – nepovinná hodnota z TP vozidla, v l na 100 km,
- Kombinovaná spotreba – povinná hodnota z TP vozidla, v l na 100 km, povoľuje len hodnoty vyššie ako 0,
- Záznam platný od – prvý deň platnosti,
- Posledný deň platnosti,
- Uplatniť náhrady – zobrazuje či sa pri danom vozidle bude uplatňovať zákonná náhrada za použitie súkromného vozidla alebo nie,
- Sken technického preukazu – políčko na pridanie súboru vo formáte JPG, PNG, PDF, DOCX, XLSX, DOC, XLS skenu dokladu,
- Poznámka.
Povolenia je možné pridávať (tlačidlom Pridať), alebo upravovať (tlačidlo pero na začiatku každého záznamu). V prípade, kedy je náhrada za použitie súkromného vozidla so zamestnancom dohodnutá iným ako štandardným spôsobom (štandardne sa vypočíta ako počet prejdených km x legislatívna sadzba) je možné pri príslušnom povolení odznačiť zaškrtávacie pole Uplatniť základné náhrady. Štandardne je pole označené.
Ak správca označí viacero záznamov, ktoré by mali byť zneaktívnené, môže použiť hromadnú akciu -tlačidlo Zneaktívniť nad zoznamom.
Stĺpec Aktívne v zozname Evidencia vozidiel zobrazuje či je záznam aktívny alebo neaktívny. Berie do úvahy jednak pole Aktívne z jednotlivých záznamov, a jednak dátumy platnosti týchto záznamov. Ak je povolenie deaktivované manuálne poľom Aktívne, tak je hodnota v tomto stĺpci zvýraznené Nie. Ak je povolenie neaktívne kvôli dátumovému obmedzeniu, bude v stĺpci nezvýraznené Nie.