Pokiaľ má cestujúci v tejto tabuľke platný záznam, bude mu vo formulári nového cestovného príkazu, v časti Doprava zobrazená, resp. ponúknutá aj možnosť Súkromné vozidlo a tiež Súkromné vozidlo do výšky cestovného lístka. Každý záznam v tejto evidencii je teda akýmsi povolením s vymedzenou časovou platnosťou viazaným na jednoznačný identifikátor zamestnanca, v tomto prípade na číslo roly.
Ku každému povoleniu sa v zozname evidujú údaje:
- Osobné číslo zamestnanca,
- Priezvisko a meno zamestnanca – výberom z organizačnej štruktúry,
- EČV,
- Typ vozidla - legislatívne: jednostopové a trojkolky, osobné cestné MV, osobné motorové v prívesom, nákladné vozidlo,
- Palivo / Zdroj energie - Benzín 95, Benzín 98, Nafta, LPG, CNG, Elektrická energia, Vodík,...
- Kombinovaná spotreba – povinná hodnota z TP vozidla, v l na 100 km alebo pri elektrických vozidlách vo Wh na 1 km, povoľuje len hodnoty vyššie ako 0,
- Spotreba v meste – nepovinná hodnota z „technického preukazu“ vozidla, v l na 100 km,
- Spotreba mimo mesta – nepovinná hodnota z TP vozidla, v l na 100 km,
- Spotreba pre diaľnice – pri BEV vypočíta systém, vo Wh na 1 km,
- Kombinovaná spotreba 2 – hodnota z TP vozidla pre druhé palivo, uplatňuje sa povinne len pri vozidlách s duálnym pohonom (napr. tzv. plug-in hybrid vozidlá). Zadáva sa v l na 100 km alebo pri elektrických vozidlách vo Wh na 1 km, povoľuje len hodnoty vyššie ako 0,
- Záznam platný od – prvý deň platnosti,
- Posledný deň platnosti,
- Uplatniť náhrady – nastavuje, či sa pri danom vozidle bude uplatňovať zákonná náhrada za použitie súkromného vozidla alebo nie,
- Poznámka – často používaná na informáciu o modeli vozidla,
- Emisie CO2 (g.km-1) – hodnota emisií z technického preukazu vozidla,
- Aktívne – je možné označiť povolenie na použitie súkromného vozidla ako neaktívne bez ohľadu na dátumovú platnosť.
Vozidlá, resp. povolenia je možné pridávať (tlačidlom Pridať), alebo upravovať (tlačidlo pero na začiatku každého záznamu).
V prípade, kedy je náhrada za použitie súkromného vozidla so zamestnancom dohodnutá iným ako štandardným spôsobom (štandardne sa vypočíta ako počet prejdených km x legislatívna sadzba) je možné pri príslušnom povolení odznačiť zaškrtávacie pole Uplatniť základné náhrady. Štandardne je pole označené.
V rámci formulára na pridávanie/úpravu vozidla je viditeľná aj časť legislatívne navýšenie. V § 7 ods. 6 zákona o cestovných náhradách je toto navýšenie zakotvené ako povinné pre výpočet cestovných náhrad. Vo formulári je automaticky vypočítané navýšenie spotreby o 10%, pri čisto elektrických vozidlách počas jazdy na diaľnici dokonca o 20%. V rámci výpočtu cestovných náhrad sa potom používajú tieto navýšené hodnoty spotreby.
Postup pri evidencii spotreby pri vozidle s duálnym pohonom (plyn, elektro hybridy) je jednoduchý. V prípade, že je vybratý takýto typ paliva, vo formulári sa zobrazí dodatočné pole pre zadanie kombinovanej spotreby druhého paliva. Názvy oboch palív sa dotiahnu priamo do popisu poľa, aby nemohlo dôjsť k omylu. Spotreba elektrických vozidiel sa zadáva v jednotkách Wh/km ako je obvykle zadávaná aj v osvedčení o evidencii vozidla.
Ku každému vozidlu sa vo formulári dajú vyplniť Prílohy – zoznam príloh k evidencii súkromného vozidla. Je možné pridať ľubovoľný počet príloh. Povolené formáty: .JPG, .PNG, .PDF, .DOCX, .XLSX, .DOC, .XLS, .ZIP, .MSG, max. veľkosť 4 MB. Každá príloha musí mať nastavený typ z číselníka typov príloh:
- Sken technického preukazu,
- Prehlásenie o havarijnom poistení,
- Dohoda o použití vlastného vozidla na služobné účely,
- Iné.
Ak správca označí viacero záznamov, ktoré by mali byť zneaktívnené, môže použiť hromadnú akciu -tlačidlo Zneaktívniť nad zoznamom.
Stĺpec Aktívne v zozname Evidencia vozidiel zobrazuje či je záznam aktívny alebo neaktívny. Berie do úvahy jednak pole Aktívne z jednotlivých záznamov, a jednak dátumy platnosti týchto záznamov. Ak je povolenie deaktivované manuálne prepínačom Aktívne, tak je hodnota v tomto stĺpci zvýraznené Nie. Ak je povolenie neaktívne kvôli dátumovému obmedzeniu, bude v stĺpci nezvýraznené Nie.