Spracovateľovi sa cestovný príkaz so zálohou zobrazí vo voľbe Spracovanie zálohy až po jeho schválení (stav Schválený). Vstupom do cestovného príkazu cez voľbu Spracovanie zálohy sú všetky údaje na záložke Záloha editovateľné (políčko Forma zálohy, Stav zálohy a výška a mena zálohy v zozname Záloha), to znamená, že spracovateľ môže v prípade potreby meniť ktorýkoľvek údaj na záložke Záloha.
Vstupom do schváleného CP cez iné voľby sú všetky údaje na záložke Zálohy needitovateľné. Napr. pre cestujúceho po vstupe do CP cez voľbu Prehľad príkazov a vyúčtovaní, alebo pre schvaľovateľa po vstupe do CP cez voľbu Schválenie príkazov a vyúčtovaní a cez voľbu Prehľad ciest.
Ak jestvuje k cestovnému príkazu vyúčtovanie, nie je možné manipulovať so zálohou. Ak je záloha vyexportovaná, je možné s ňou v rámci príkazu naďalej manipulovať (napr. vrátiť zálohu v prípade, že sa pracovná cesta neuskutočnila).
Vo voľbe Spracovanie záloh sa zobrazuje zoznam schválených CP s niektorým z nižšie popísaných stavov zálohy. Jednotlivé stavy zálohy pri schválenom cestovnom príkaze sú:
- Záloha čaká na spracovanie, v zozname CP Čaká na spracov. (účtovník alebo pokladník ešte nepodnikol v súvislosti s cestovným príkazom žiadnu akciu) - stav sa automaticky nastaví potom, ako je CP s definovanou zálohou schválený schvaľovateľom,
- Čaká na vyplatenie, v zozname CP Čaká na vyplat. (pokladník má pripravenú zálohu v hotovosti) – stav sa automaticky nastaví potom, ako je CP so zálohou spracovaný spracovateľom. Spracovateľ môže CP spracovať hromadne vo voľbe Spracovanie záloh označením jedného alebo viacerých záznamov v zozname Príkazy so zálohou a kliknutím na tlačidlo Spracovať, alebo po jednom vo formulári CP na záložke Záloha výberom položky Čaká na vyplatenie v políčku Stav zálohy. Pred spracovaním môže spracovateľ (pokladník) zmeniť jednotlivé údaje na záložke Záloha:
- v políčku Forma zálohy môže meniť formu vyplatenia napr. z účtu na hotovosť,
- v políčku Stav zálohy zmeniť stav zálohy,
- v políčku Vyplatená záloha (po vstupe cez pero do záznamu v zozname Zálohy) zadať inú sumu, než aká je v políčku Požadovaná suma,
Aj pred vyplatením môže spracovateľ zmeniť jednotlivé údaje na záložke Záloha, ako je popísané vyššie. V políčku Vyplatená záloha môže zadať inú sumu, než aká je v políčku Požadovaná suma. Ak však v políčku Vyplatená záloha nezadá inú hodnotu (zostane hodnota 0), zmena stavu zálohy na Vyplatená záloha zapíše do políčka automaticky sumu z políčka Požadovaná suma. Do histórie príkazu sa zapíše kto, komu, koľko, kedy a na aký príkaz zálohu vyplatil. Ak už raz bola záloha vyplatená, tak tlačidlo Vyplatiť neurobí žiadnu zmenu. Ak je požadovaná záloha v inej ako domácej mene, môže byť vyplatená len v hotovosti; ak je záloha požadovaná na iný účet, IBAN je povinný parameter;
- Vrátená záloha, v zozname CP Vrátená (užívateľ vrátil zálohu v plnej výške) – stav sa automaticky nastaví potom, ako je pre CP s vyplatenou zálohou spracovateľom záloha vrátená. Spracovateľ môže zálohu vrátiť hromadne vo voľbe Spracovanie záloh označením jedného alebo viacerých záznamov v zozname Príkazy so zálohou a kliknutím na tlačidlo Vrátiť zálohu, alebo po jednom vo formulári CP na záložke Záloha výberom položky Vrátená záloha. Aj pri nastavení tohto stavu je na záložke Záloha dostupné políčko Zálohu prevzal. Políčko je editovateľné len po vstupe do CP cez voľbu Spracovanie záloh, po vstupe cez iné voľby je needitovateľné. Aj pred vrátením môže spracovateľ zmeniť jednotlivé údaje na záložke Záloha ako je popísané vyššie. Zmenou stavu zálohy na Vrátená záloha sa automaticky suma v políčku Vyplatená suma vynuluje a suma z tohto políčka sa zapíše do políčka Vrátená suma.
Odporúčaný proces spracovania zálohy v hotovosti (bez exportu do účtovníctva):
Odporúčaný proces spracovania zálohy na účet (bez exportu do účtovníctva):
Zoznam Príkazy so zálohou obsahuje viacero filtrov:
- Obdobie – dátumový filter od-do, CP sa zobrazí vtedy, keď aspoň jeden z dátumov medzi začiatkom a koncom pracovnej cesty spadá do nastaveného dátumového rozmedzia. Filtrovanie sa spustí automaticky potom, ako užívateľ zadá dátum a dátumové pole opustí,
- Lokalita – pole pre výber jednej alebo viacerých lokalít,
- Stav zálohy
- Čaká na spracovanie – zobrazí CP v stave Schválený so stavom zálohy Čaká na spracov.,
- Čaká na vyplatenie – zobrazí CP v stave Schválený so stavom zálohy Čaká na vyplat.,
- Vyplatená – zobrazí CP v stave Schválený so stavom zálohy Vyplatená,
- Vrátená – zobrazí CP v stave Schválený so stavom zálohy Vrátená,
Navolené filtre sa užívateľovi uložia, pri ďalšom otvorení zoznamu sa mu zobrazia tie, ktoré tam nechal naposledy.
Voľba Spracovanie záloh sa štandardne prideľuje role spracovateľ, teda pokladník alebo účtovník prostredníctvom nastavených prístupových práv.
Zoznam Príkazy so zálohou obsahuje stĺpce: Číslo, Účastník pracovnej cesty, Od, Do, Miesto výkonu práce, Stav príkazu, Stav zálohy, Suma zálohy (ak už bola záloha vyplatená, zobrazuje len vyplatené zálohy, nie požadované), Forma, Stav vyúčtovania, Účel PC, Požadované služby, Spôsob zabezpečenia, Suma vyúčtovania, Spôsob vyplatenia, Typ, Lokalita účastníka, Zadávateľ. Zoznam obsahuje tlačidlá: Spracovať, Vyplatiť a Vrátiť zálohu. V kontextovom menu Doplnky sú voľby Export do excelu, Invertovať označenie a Tlačiť.