Spracovateľovi sa cestovný príkaz s preddavkom zobrazí vo voľbe Spracovanie preddavkov až po jeho schválení (stav Schválený). Vstupom do cestovného príkazu cez voľbu Spracovanie preddavkov sú všetky údaje na záložke Preddavok editovateľné (políčko Forma preddavku, Stav preddavku a výška a mena preddavku v zozname Preddavok), to znamená, že spracovateľ môže v prípade potreby meniť ktorýkoľvek údaj na záložke Preddavok.
Vstupom do schváleného CP cez iné voľby sú všetky údaje na záložke Preddavky needitovateľné. Napr. pre cestujúceho po vstupe do CP cez voľbu Prehľad príkazov a vyúčtovaní, alebo pre schvaľovateľa po vstupe do CP cez voľbu Schválenie príkazov a vyúčtovaní a cez voľbu Prehľad ciest.
Ak jestvuje k cestovnému príkazu vyúčtovanie, nie je možné manipulovať s preddavkom. Ak je preddavok vyexportovaný, je možné s ním v rámci príkazu naďalej manipulovať (napr. vrátiť preddavok v prípade, že sa pracovná cesta neuskutočnila).
Vo voľbe Spracovanie preddavkov sa zobrazuje zoznam schválených CP s niektorým z nižšie popísaných stavov preddavku. Jednotlivé stavy preddavku pri schválenom cestovnom príkaze sú:
- Preddavok čaká na spracovanie, v zozname CP Čaká na spracov. (účtovník alebo pokladník ešte nepodnikol v súvislosti s cestovným príkazom žiadnu akciu) - stav sa automaticky nastaví potom, ako je CP s definovaným preddavkom schválený schvaľovateľom,
- Čaká na vyplatenie, v zozname CP Čaká na vyplat. (pokladník má pripravený preddavok v hotovosti) – stav sa automaticky nastaví potom, ako je CP s preddavkom spracovaný spracovateľom. Spracovateľ môže CP spracovať hromadne vo voľbe Spracovanie preddavkov označením jedného alebo viacerých záznamov v zozname Príkazy s preddavkom a kliknutím na tlačidlo Spracovať, alebo po jednom vo formulári CP na záložke Preddavok výberom položky Čaká na vyplatenie v poli Stav preddavku. Pred spracovaním môže spracovateľ (pokladník) zmeniť jednotlivé údaje na záložke Preddavok:
- v poli Forma preddavku môže meniť formu vyplatenia napr. z účtu na hotovosť,
- v poli Stav preddavku zmeniť stav preddavku,
- v poli Vyplatený preddavok (po vstupe cez pero do záznamu v zozname Preddavky) zadať inú sumu, než aká je v políčku Požadovaná suma,
Vyplatený preddavok, v zozname CP Vyplatený (preddavok v hotovosti bol fyzicky vyplatený, bezhotovostný preddavok bol poslaný na účet) – stav sa automaticky nastaví potom, ako je pre CP s preddavkom spracovateľom vyplatený preddavok. Spracovateľ môže preddavok vyplatiť hromadne vo voľbe Spracovanie preddavkov označením jedného alebo viacerých záznamov v zozname Príkazy s preddavkom a kliknutím na tlačidlo Vyplatiť, alebo po jednom vo formulári CP na záložke Preddavok výberom položky Vyplatený preddavok v políčku Stav preddavku. Pri tomto stave sa na záložke Preddavok zobrazí aj pole Preddavok prevzal. Toto políčko je editovateľné po vstupe do CP cez voľbu Spracovanie preddavkov. Po vstupe do CP z iných volieb je políčko needitovateľné.
Aj pred vyplatením môže spracovateľ zmeniť jednotlivé údaje na záložke Preddavok, ako je popísané vyššie. V poli Vyplatený preddavok môže zadať inú sumu, než aká je v políčku Požadovaná suma. Ak však v poli Vyplatený preddavok nezadá inú hodnotu (zostane hodnota 0), zmena stavu preddavku na Vyplatený preddavok zapíše do políčka automaticky sumu z políčka Požadovaná suma. Do histórie príkazu sa zapíše kto, komu, koľko, kedy a na aký príkaz preddavok vyplatil. Ak už raz bol preddavok vyplatený, tak tlačidlo Vyplatiť neurobí žiadnu zmenu. Ak je požadovaný preddavok v inej ako domácej mene, môže byť vyplatený len v hotovosti; ak je preddavok požadovaný na iný účet, IBAN je povinný parameter;
- Vrátený preddavok, v zozname CP Vrátený (používateľ vrátil preddavok v plnej výške) – stav sa automaticky nastaví potom, ako je pre CP s vyplateným preddavkom spracovateľom preddavok vrátený. Spracovateľ môže preddavok vrátiť hromadne vo voľbe Spracovanie preddavkov označením jedného alebo viacerých záznamov v zozname Príkazy s preddavkom a kliknutím na tlačidlo Vrátiť preddavok, alebo po jednom vo formulári CP na záložke Preddavok výberom položky Vrátený preddavok. Aj pri nastavení tohto stavu je na záložke Preddavok dostupné políčko Preddavok prevzal. Políčko je editovateľné len po vstupe do CP cez voľbu Spracovanie preddavkov, po vstupe cez iné voľby je needitovateľné. Aj pred vrátením môže spracovateľ zmeniť jednotlivé údaje na záložke Preddavok ako je popísané vyššie. Zmenou stavu preddavku na Vrátený preddavok sa automaticky suma v políčku Vyplatená suma vynuluje a suma z tohto políčka sa zapíše do políčka Vrátená suma.
Odporúčaný proces spracovania preddavku v hotovosti (bez exportu do účtovníctva):
Odporúčaný proces spracovania preddavku na účet (bez exportu do účtovníctva):
Zoznam Príkazy s preddavkom obsahuje viacero filtrov:
- Obdobie – dátumový filter od-do, CP sa zobrazí vtedy, keď aspoň jeden z dátumov medzi začiatkom a koncom pracovnej cesty spadá do nastaveného dátumového rozmedzia. Filtrovanie sa spustí automaticky potom, ako používateľ zadá dátum a dátumové pole opustí,
- Lokalita – pole pre výber jednej alebo viacerých lokalít (zobrazuje sa Skratka z evidencie Základné nastavenia / Organizácia),
- Stav preddavku
- Čaká na spracovanie – zobrazí CP v stave Schválený so stavom preddavku Čaká na spracov.,
- Čaká na vyplatenie – zobrazí CP v stave Schválený so stavom preddavku Čaká na vyplat.,
- Vyplatená – zobrazí CP v stave Schválený so stavom preddavku Vyplatená,
- Vrátená – zobrazí CP v stave Schválený so stavom preddavku Vrátená,
- Forma vyplatenia
- Na účet – forma preddavku je Mzdový účet, alebo Iný účet,
- Na pokladňu – forma preddavku je Hotovosť
Navolené filtre sa používateľovi uložia, pri ďalšom otvorení zoznamu sa mu zobrazia tie, ktoré tam nechal naposledy.
Voľba Spracovanie preddavkov sa štandardne prideľuje role spracovateľ, teda pokladník alebo účtovník prostredníctvom nastavených prístupových práv.
Zoznam Príkazy s preddavkom obsahuje stĺpce: Číslo, Účastník pracovnej cesty, Od, Do, , Miesto výkonu práce, Stav príkazu, Stav preddavku, Suma preddavku (ak už bol preddavok vyplatený, zobrazuje len vyplatené preddavku, nie požadované), Forma, Stav vyúčtovania, Účel PC, Požadované služby, Spôsob zabezpečenia, Suma vyúčtovania, Spôsob vyplatenia, Typ, Lokalita účastníka, Zadávateľ. Zoznam obsahuje tlačidlá: Spracovať, Vyplatiť a Vrátiť preddavok. V kontextovom menu Doplnky sú voľby Export do excelu, Invertovať označenie a Tlačiť.