Funkcionalita umožňuje vytvoriť plány dovoleniek pre zamestnancov a schvaľovať ich na dvoch úrovniach, z pohľadu zamestnanca i vedúceho. Plán dovolenky je nastavený tak, že zamestnanec si musí naplánovať čerpanie celého nároku dovolenky do konca kalendárneho roka. Funkcionalita Plán dovolenky sa používa na začiatku kalendárneho roka, kedy sú známe zostatky nárokov na dovolenku z minulých období a zároveň sú prepočítané nároky na nové obdobie kalendárneho roka.
Vo voľbe Spracovanie dochádzky / Nastavenia dochádzky/ Plán dovolenky je potrebné vytvoriť nové obdobie plánovania.
Sumárne položky – výberové pole zoznamov sumárnych položiek, ktorých sumárne položky sa zobrazujú v užívateľskom rozhraní plánu dovoleniek.
Čerpanie dovolenky – výberové pole aktívnych sumárnych položiek z evidencie sumárnych položiek. Ide o sumárnu položku, ktorá má vyjadrovať počet dní aktuálneho čerpania dovolenky v dochádzke.
Kontrolovať podmienku schválenia (Plán čerpania = Nárok spolu) – zaškrtávacie políčko (checkbox) pre zapnutie / vypnutie podmienky, kedy systém kontroluje v zozname plánu dovolenky stĺpec Nárok spolu voči Plán čerpania.
Obdobie plánovania – definuje zoznam období pre funkcionalitu Plán dovolenky. Vytvorením obdobia sa vytvára aj kalendár plánu dovolenky. Ak neexistuje obdobie užívateľ nemôže plánovať v pláne dovoleniek. Platí, že každé obdobie je jedinečné, tzn. rok môže mať iba jedno definované obdobie. Plánovanie môže byť nastavené po dňoch (predvolené nastavenie), týždňoch alebo mesiacoch.
Všeobecné rozhranie Plánu dovolenky
Plán dovolenky sa nachádza vo voľbe Spracovanie dochádzky / Plán dovolenky. Po vstupe do Plánu dovolenky sa zobrazia tri voľby:
- Môj plán dovolenky – užívateľovi zobrazí iba vlastný plán dovoleniek za príslušné obdobie ak nejaký existuje, tzn. že zamestnanec má vygenerovaný v určenom ročnom období plán dovolenky. Voľba je určená pre zamestnancov.
- Plán dovolenky mojich podriadených – prihlásenému užívateľovi zobrazia plány dovoleniek jeho priamych podriadených zamestnancov, u ktorých bol vygenerovaný plán dovolenky za príslušné obdobie. Voľba je určená pre vedúcich zamestnancov. Označením zaškrtávacieho políčka (checkboxu) zobraziť aj nepriamych podriadených, systém tento zoznam vygeneruje.
- Plán dovolenky rolí – voľba je určená pre administrátora alebo personalistu. Ak chcete pridať iného zamestnanca je potbrebné kliknúť na voľbu Doplnky > Spravovať plány dovoleniek > Pridať plán.
- Po pridaní zamestnanca sa môže stať, že sa nebudú zobrazovať správne nároky. V tom prípade ich musíte importovať zo súboru: Doplnky > Spravovať plány dovoleniek > Import zostatku, nároku a dodatkovej dovolenky zo súboru.
Po vstupe do jednotlivých volieb je potrebné si nastaviť príslušné obdobie plánovania a zvoliť Zobraziť.
Plán dovolenky a schvaľovanie plánu dovolenky
Na základe priradenia príslušnej prístupovej skupiny sa užívateľ dostane do jednotlivých volieb (Môj plán dovolenky, Plán dovoleniek mojich podriadených, Plán dovolenky rolí), kde vám systém umožní zadávať hodnoty do polí pomocou editácie. Po ukončení zadávania musíte kliknúť na tlačidlo Zapísať, pre uloženie zmien v Pláne dovoleniek. V zozname plánu dovoleniek sa nezobrazujú nulové hodnoty a pri editácií budú považované za neplatný údaj, ktorý sa nezapisuje. Zároveň platí, že je možné zadať iba hodnoty v intervale od 0,5 – 7 nakoľko v rámci pracovného týždňa je možné čerpať maximálne 7 dní dovolenky.
Zoznam plánu dovoleniek obsahuje nasledujúce stĺpce:
- Rola – údaje o zamestnancovi (meno a priezvisko, číslo role, útvar);
- Sumárne položky – tie sú spracované za obdobie kalendárneho roka. Sumárne položky sú pevne prichytené k ľavému okraju zoznamu a do plánu sú importované na začiatku plánovacie obdobia priamo z dochádzky zamestnanca;
- Zostatok – zostatok dovolenky za predchádzajúci kalendárny rok;
- Nárok – nárok dovolenky za aktuálny kalendárny rok;
- Dodatková – ak má zamestnanec nárok na dodatkovú dovolenku;
- Nárok spolu – položka sumarizujúca zostatok + nárok;
- Plán čerpania – plán čerpania dovolenky;
- Číslo týždňa – poradové číslo týždňa v roku. Poradové číslo týždňa sa opakuje vtedy, keď je týždeň na prelome mesiacov. Zároveň je medzi týždňami zobrazený sumarizačný stĺpec plánovaného čerpania dovolenky za príslušný mesiac;
- Sumarizácia –(JAN, FEB, MAR...) sumarizuje čerpanie za príslušný mesiac.
Schvaľovací proces pozostáva z 3 úrovní:
- Schválenie I. úrovne (zamestnanec) – potvrdzuje správnosť údajov za zamestnanca. V prípade potreby zmeny už schváleného plánu dovolenky môže zamestnanec požiadať vedúceho o sprístupnenie plánu dovolenky na korekciu. Po schválení plánu dovolenky I. úrovňou sa zapisuje údaj o schvaľovateľovi;
- Schválenie II. Úrovne (vedúci zamestnanec) – potvrdzuje správnosť údajov za vedúceho a po úspešnom schválení systém podfarbí schválenú rolu na zeleno. Vedúci zamestnanec môže poslať plán podriadenému zamestnancovi na korekciu. Po schválení plánu dovolenky II. Úrovňou sa zapisuje údaj o schvaľovateľovi. Schválenie je možné vykonať individuálne i hromadne na základe označení konkrétnych rolí v zozname plánu dovoleniek. Systém pri každom z nich kontroluje splnenie podmienok pre vykonanie činností. Následne systém informuje užívateľa o vykonaní / nevykonaní požadovanej činnosti;
- Uzamknutie – uzatvára obdobie plánovania plánu dovoleniek, vykonáva ho personalista / administrátor. Po úspešnom uzamknutí systém podfarbí rolu na modro. Po uzamknutí systém zapisuje údaj o uzamykajúcej role (administrátor).
Plánovanie a schválenie Plánu dovolenky – zamestnanec
Táto voľba sa zobrazuje v prípade priradenia príslušného prístupového práva. V označovacom okne si označíte rolu. Cez Doplnky vyberiete možnosť I. úroveň schválenia / Schváliť. Do plánu dovolenky za zapíše meno zamestnanca, kto tento plán dovolenky schválil. Zároveň odíde notifikácia ohľadom schválenia. Pri voľbe Zrušiť schválenie sa meno schvaľovateľa odstráni z plánu dovolenky.
Plánovanie a schválenie Plánu dovolenky – vedúci zamestnanec
Táto voľba sa zobrazuje v prípade priradenia príslušného prístupového práva. V označovacom okne si označíte rolu / rolí. Cez Doplnky vyberiete možnosť II. Úroveň schválenia / Schváliť. Roly sa podfarbia na zeleno. Do plánu dovolenky za zapíše meno zamestnanca, kto tento plán dovolenky schválil. Zároveň odchádza notifikácia. Po kliknutí na voľbu Odoslať na korekciu sa otvorí modálne okno pre zadanie Poznámky, kde napíšete dôvod. Zároveň odchádza notifikácia. Pri voľbe Zrušiť schválenie sa meno schvaľovateľa odstráni z plánu dovolenky. Uzamknutie plánu dovolenky je možné len, ak bude plán schválený na obidvoch úrovniach.
Uzamknutie Plánu dovolenky – personalista / administrátor
Táto voľba sa zobrazuje v prípade priradenia príslušného prístupového práva. V označovacom okne označíte všetky roly, ktoré idete uzamknúť. Cez Doplnky vyberiete možnosť Uzamknutie / Uzamknúť. Uzamknuté roly sa podfarbia na modro. Do Plánu dovolenky sa zapíše meno zamestnanca, kto tento plán dovolenky uzamkol. Pri voľbe Zrušiť uzamknutie sa meno uzamykateľa odstráni z plánu dovolenky.
Spravovať plány dovoleniek
Spravovať plány dovoleniek sa zobrazuje iba vo voľbe Doplnky pre Plán dovolenky rolí s príslušným prístupovým právom. Obsahuje nasledovné voľby:
- Pridať plán – zobrazí nové okno s výberovým zoznamom rolí, pre ktoré idete vygenerovať plán dovolenky. Slúži pre prvotné naplnenie plánovaného obdobia rolami alebo aj pre prípadné doplnenie novoprijatých zamestnancov počas plánovacieho obdobia. Jedna rola môže mať iba jeden plán dovolenky v rovnakom období plánovania;
- Odstrániť plán –odstraňuje existujúci vygenerovaný plán dovolenky označenej roly, čím sa odstránia aj doposiaľ uložené údaje v pláne dovolenky rolí;
- Odoslať oznámenie o spustení plánovania – tlačidlo pre odoslanie emailovej notifikácie o spustení plánovania dovolenky;
- Import zo súboru – spúšťa import z pripraveného xlsx súboru pre nahratie hodnôt zostatku a nároku dovolenky, prípadne dodatkovú dovolenku. Štruktúra importného súboru musí byť nasledovná:
UPOZORNENIE: Hodnota počtu dní dovolenky sa uvádza v dňoch. Je možné zadať kladné, záporné, nulové hodnoty aj desatinné číslo.
Zostava plánu dovolenky
Cez Doplnky v Pláne dovolenky je prístupná tlačová zostava formátu xlsx, ktorá slúži ako kontrolný report z hľadiska plnenia plánu čerpania dovolenky voči skutočnému čerpaniu dovolenky z dochádzkového kalendára. Takúto zostavu si môžete vygenerovať pre svojich podriadených zamestnancov.
Tlačová zostava obsahuje stĺpce:
- Číslo rolí, priezvisko a meno, lokalita, útvar, pozícia, stav (aktívny/neaktívny);
- Priamy nadriadený zamestnanec (meno a priezvisko), jeho číslo roly;
- Zostatok dovolenky, nárok na dovolenku, dodatková dovolenka a nárok spolu – hodnoty za príslušné obdobie;
- Plánované čerpanie – sumarizuje plánované čerpanie za príslušný mesiac JAN, FEB, MAR atď.;
- Skutočné čerpanie – sumarizuje skutočné čerpanie z dochádzkového kalendára za príslušný mesiac JAN, FEB, MAR atď.;
- Rozdiel – rozdiel medzi plánovaným a skutočným čerpaním dovolenky;
- Celkový rozdiel – rozdiel medzi plánovaným a skutočným čerpaním dovolenky od začiatku roka.
Pod zoznamom všetkých rolí sa zobrazujú sumarizačné stĺpce za príslušný mesiac:
- Plánované čerpanie spolu (aktuálny mesiac) [dni] – sumárne plánované čerpanie všetkých zamestnancov za príslušný mesiac;
- Skutočné čerpanie spolu (aktuálny mesiac) [dni] – sumárne skutočné čerpanie všetkých zamestnancov za príslušný mesiac;
- Nevyčerpané podľa plánu (aktuálny mesiac) [dni] – sumarizuje nevyčerpanú dovolenku všetkých zamestnancov za príslušný mesiac;
- Prečerpané nad stanovený plán (aktuálny mesiac) [dni] – sumarizuje prečerpanú dovolenku všetkých zamestnancov za príslušný mesiac nad stanovený plán;
- Plnenie plánu (aktuálny mesiac) [%] – percentuálne vyjadrenie plnenia plánu voči skutočnosti za všetkých zamestnancov a za príslušný mesiac;
- Plnenie plánu (od začiatku roka) [%] – percentuálne vyjadrenie plnenia plánu voči skutočnosti za všetkých zamestnancov od začiatku roka až po príslušný mesiac;
- Vyčerpanie z celkového nároku (od začiatku roka) [%] – percentuálne vyjadrenie celkového čerpania dovolenky za všetkých zamestnancov od začiatku roka po príslušný mesiac voči nároku na dovolenku.